Sekolah Pascasarjana, Universitas Gadjah Mada (SPs UGM) menggelar pelatihan pengelolaan arsip untuk tenaga kependidikan SPs UGM pada Selasa dan Rabu, 11-12 Juni 2024. Pelatihan ini diselenggarakan sebagai sarana pengembangan diri tenaga kependidikan untuk meningkatkan kemampuan tenaga kependidikan dan mendorong optimalisasi pengelolaan arsip di tingkat SPs UGM. Dalam kegiatan ini, SPs bekerja sama dengan Kantor Perpustakaan dan Arsip UGM untuk menghadirkan arsiparis dan pranata kearsipan baik sebagai narasumber maupun instruktur pelatihan.
Pada hari pertama, pelatihan dibagi menjadi tiga sesi materi. Materi pertama adalah terkait pengelolaan arsip aktif oleh Fitria Agustina, S.I.P., M.Sc. Lebih lanjut, materi pada sesi kedua disampaikan oleh Heri Santosa, S.ST.Ars. terkait pengelolaan arsip inaktif dan materi ketiga terkait penyusutan arsip disampaikan oleh Kurniatun, A.Md., S.IP.
“Arsip itu rekaman peristiwa atau kegiatan, bentuknya bisa foto, video, atau disket” jelas Fitria, mengutip definisi arsip dari UU No. 43 Tahun 2009.
Secara praktis, arsip terbagi menjadi dua jenis yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis yang disimpan untuk jangka waktu tertentu terbagi lagi menjadi dua diantaranya arsip aktif dan arsip inaktif. Sedangkan, arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai sejarah sehingga perlu disimpan permanen.
Pengelolaan arsip ini penting untuk dilakukan. Apabila arsip yang terus bertumbuh tidak diatur dengan jelas maka arsip tidak tertata rapi dan tidak sistematis. Selain itu, pengelolaan arsip yang buruk juga dapat membuat arsip sulit untuk ditemukan kembali, penyusutan tidak sesuai prosedur, dan bahkan dapat menyebabkan arsip statis tidak terselamatkan. Oleh karena itu, Kantor Perpustakaan dan Arsip UGM sangat menyambut baik inisiasi dari Sekolah Pascasarjana UGM dalam menyelenggarakan pelatihan ini, ujar Arif Surachman, SIP., M.B.A. selaku Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM.
Pelatihan dilanjutkan dengan sesi praktik kelompok pada hari kedua, Rabu (12/6). Dalam sesi ini, peserta diajak untuk melakukan pemberkasan arsip aktif dan menyusun daftar arsip baik arsip aktif maupun arsip inaktif. Lebih lanjut, setiap peserta juga diajak untuk belajar tata cara pengklasifikasian arsip sesuai dengan peraturan yang berlaku di UGM.
Kegiatan ini diikuti secara antusias. Berbagai pertanyaan dan diskusi turut meramaikan jalannya pelatihan. SPs UGM berharap, dengan adanya pelatihan ini, setiap peserta dapat menyadari pentingnya pengelolaan arsip yang baik dan dapat diterapkan dalam pekerjaan sehari-hari.
Penulis: Muthia Nur Arifah
Kata Kunci: SDGs, SDG 4: Pendidikan Berkualitas, SDG 8: Pekerjaan Layak dan Pertumbuhan Ekonomi, Pendidikan, Pendidikan untuk Keberlanjutan, Akses Pendidikan, Keterampilan, Pengembangan Diri, Pekerjaan Layak, Sumber Daya Manusia, SDM, Pekerjaan, Pekerjaan Berkelanjutan, Produktivitas